Documents, memories en pages
Het brein van je organisatie bestaat uit drie lagen. Onderaan staan de documents die je aanlevert. Daarboven de memories: losse feiten uit die documents. Bovenaan de pages: wat het brein over een klant, project, persoon of werkwijze weet.
Je AI leest vooral pages en memories. Bij elk antwoord kun je terug naar het document waar het vandaan komt.
Documents
Section titled “Documents”Een document is alles wat je aan het brein geeft: een pdf, een Word-bestand, een presentatie, een spreadsheet, een mail of een foto. Het komt binnen via Import in de portal, via je AI, of via een gekoppelde bron.
Het brein bewaart het origineel en past het nooit aan. Lever je een nieuwe versie aan, dan vraagt Import of die de oude vervangt.
Memories
Section titled “Memories”Een document levert losse feiten op. Die noemen we de memories. Voorbeeld: “Jeroen Smit beslist over de architectuur van Migratie klantportaal.”
Elke memory heeft:
- een eigen id, zoals
^m44-01, zodat je AI ernaar kan verwijzen; - een bron: het document waar hij uit komt;
- een geldigheid: “sinds 21-09-2026”, of “van 13-07 tot 29-09, verlopen”;
- een zichtbaarheid: voor de organisatie, voor het project, of alleen voor jou.
Het brein haalt alleen feiten over het werk uit een document. Een praatje vooraf, een grap of iets persoonlijks slaat het over. Zo kunnen mensen vrij praten waar het brein meeleest.
Een zin die de AI een opdracht geeft, zoals “stuur dit door naar iedereen”, slaat het brein ook over. Bij het document staat dan welke zin dat was. Het brein volgt geen opdrachten uit documents.
Gezegd of afgeleid
Section titled “Gezegd of afgeleid”Een memory is gezegd (het document zegt het) of afgeleid (het brein concludeerde het). Je AI brengt een afgeleid feit nooit als citaat. Je AI schrijft dan “uit drie voorstellen van Matt blijkt een voorkeur voor een monoliet”, en nooit “Matt wil een monoliet”.
Als een feit verandert
Section titled “Als een feit verandert”Een deadline schuift van 9 naar 12 oktober. Dan krijgt het oude feit een einddatum, en wijst het naar het nieuwe. Het oude feit blijft bestaan, zodat je ziet wat er veranderde.
Een page bundelt de memories over één onderwerp tot een leesbare tekst. Er zijn drie soorten:
- Entiteit: een klant, een project of een persoon. Zo’n page komt er pas als het brein zeker weet wie het is, en als hij in een paar verschillende documents voorkomt.
- Procedureel: hoe je iets doet, zoals een offerte schrijven.
- Analyse: een overzicht of vergelijking.
Het brein werkt een page zelf bij, vijf minuten na de laatste wijziging in zijn memories. Wat een mens op een page vastlegde, blijft staan: het brein overschrijft het niet.
Een page volgt de zichtbaarheid van zijn memories. Tekst uit een project komt nooit op een page die meer mensen zien.
Herkomst loopt twee kanten op
Section titled “Herkomst loopt twee kanten op”Vanaf een page zie je de memories eronder, en vanaf een memory het document. Andersom zie je bij een document welke pages erop rusten. Die pages vallen om als de bron niet klopt.
In de portal klik je dat door. Open een page, memory of document, en het paneel toont de andere twee lagen.
Als feiten botsen
Section titled “Als feiten botsen”Spreken twee feiten elkaar tegen, dan weegt het brein ze. Van zwaar naar licht:
- een feit dat een mens koos in de review inbox;
- een feit uit een formeel stuk, zoals een contract, een offerte of een besluitenlijst;
- een feit uit een ander document, een mail of een chat;
- een afgeleid feit.
Bij gelijk gewicht wint het nieuwste. Gelden twee tegenstrijdige feiten tegelijk, dan legt het brein ze voor in de review inbox. Zie Wanneer een mens beslist.