Connectors
Met een connector koppel je een bron aan het brein. Het brein leest daarna zelf wat er in je mappen staat en verandert. Je hoeft niets meer aan te leveren.
Wie koppelt
Section titled “Wie koppelt”Alleen een beheerder koppelt een bron. Het brein leest met de rechten van die beheerder. Zijn mappen kunnen meer bevatten dan de rest van de organisatie mag zien, dus kiest hij per map wat het brein leest.
Zo koppel je
Section titled “Zo koppel je”- Ga in de portal naar Connectors en klik bij Google Drive of SharePoint op Koppelen.
- Log in bij de bron en geef toestemming.
- Klik op Mappen kiezen en vink de mappen aan die het brein mag lezen.
- Kies per map wie de documents mag zien, en bij een project welk project.
Elk document erft de keuze van zijn map.
Wie wat ziet
Section titled “Wie wat ziet”Het brein deelt een map nooit breder dan de bron hem deelt:
| In de bron | In het brein |
|---|---|
| Gedeeld met één mens | Persoonlijk |
| Gedeeld met meer mensen of een groep | Persoonlijk of een project |
| Open voor de hele organisatie | Persoonlijk, een project of iedereen |
Wat het brein uit een map leerde, kan verder reizen met een sharing rule op Access. Die deelt de memory. Het document en de rest van de map blijven in hun eigen kring. Zie Wie wat ziet.
Kies je later voor een map een andere zichtbaarheid, dan haalt het brein de documents uit die map weg en leest ze opnieuw. Zo blijft er geen document met de oude keuze staan.
Zo houdt het brein bij
Section titled “Zo houdt het brein bij”Elk kwartier kijkt het brein in de gekoppelde mappen:
- Nieuw of aangepast: het brein leest het, net als een document via Import.
- Weg uit de bron: verwijderd, in de prullenbak of naar een andere map verhuisd. Het brein haalt het document weg, met zijn memories, en werkt de pages bij die erop rustten.
De eerste keer leest het brein wat in de laatste drie maanden veranderde. Daarna komt alles mee wat verandert, ook een oud bestand dat iemand weer aanpast. Wil je dat het brein verder terugleest, een jaar of alles? Vraag het Idmen.
Afkoppelen
Section titled “Afkoppelen”Op Connectors kies je tussen:
- Afkoppelen: het brein haalt niets nieuws meer op. Wat het al las, blijft in het brein.
- Afkoppelen en weghalen: ook de documents uit die bron gaan uit het brein.
Bij Google trekt Idmen de toestemming meteen in. Bij SharePoint gooit Idmen de toegang weg. Wil je de app helemaal weg, dan trekt de beheerder van Microsoft 365 hem in, in Entra.
Andere bronnen
Section titled “Andere bronnen”Op Connectors zie je meer bronnen, zoals Teams, Outlook, Slack en Notion. Die volgen na Google Drive en SharePoint.